La mise en place d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) représente un défi majeur pour de nombreuses entreprises. Pourtant, structurer cette démarche en étapes de la GPEC clairement définies permet d’en simplifier le déploiement et d’en maximiser les bénéfices. Découvrez comment organiser méthodiquement votre approche pour transformer votre gestion des talents en véritable levier de performance.
Comprendre les 4 étapes de la GPEC : fondements et principes
Définition et objectifs d’une démarche GPEC efficace
La gestion prévisionnelle des emplois et compétences constitue une approche stratégique permettant d’anticiper les évolutions des métiers et des compétences nécessaires à l’entreprise. Cette démarche vise à aligner les ressources humaines avec les objectifs stratégiques de l’organisation à moyen et long terme.
Une GPEC bien structurée répond à plusieurs objectifs concrets :
- Anticiper les évolutions des métiers et des compétences
- Adapter les effectifs aux besoins futurs de l’entreprise
- Favoriser la mobilité interne et le développement professionnel
- Réduire les risques liés aux départs non anticipés
- Optimiser les recrutements et la formation
Les entreprises qui mettent en œuvre une démarche GPEC complète constatent généralement une meilleure adéquation entre leurs besoins en compétences et les ressources disponibles, limitant ainsi les périodes de sous ou sur-effectif.
Pourquoi structurer sa GPEC en 4 phases distinctes ?
La segmentation des étapes de la GPEC en quatre phases distinctes répond à une logique de progression naturelle. Cette approche séquentielle permet de construire chaque étape sur les fondations solides de la précédente.
Le découpage en quatre phases facilite également la gestion du projet en le rendant plus accessible, particulièrement pour les PME disposant de ressources limitées. Chaque étape peut être planifiée avec des objectifs précis, des ressources dédiées et des indicateurs de réussite spécifiques.
Cette structure méthodique permet aussi d’impliquer progressivement les différentes parties prenantes, favorisant ainsi l’adhésion à la démarche. Les managers et collaborateurs peuvent mieux comprendre et s’approprier le processus lorsqu’il est présenté de manière séquentielle et logique.
Les bénéfices d’une méthodologie GPEC bien articulée
Une méthodologie GPEC clairement définie génère des avantages tangibles pour l’organisation. L’approche structurée facilite la communication autour du projet et permet d’obtenir plus facilement l’adhésion des équipes et du management.
Les entreprises qui suivent une méthodologie rigoureuse observent généralement :
- Une meilleure anticipation des besoins en compétences
- Une réduction du turnover grâce à des parcours d’évolution mieux définis
- Une optimisation des coûts de recrutement et de formation
- Une adaptation plus rapide aux évolutions du marché
- Un renforcement de l’attractivité employeur
La mise en place d’une GPEC structurée constitue également un avantage concurrentiel, permettant à l’entreprise de disposer des talents nécessaires au bon moment pour saisir les opportunités de développement.
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Étape 1 de la GPEC : réaliser un diagnostic stratégique approfondi
Comment analyser les besoins actuels et futurs de l’entreprise
La première des étapes de la GPEC consiste à réaliser un diagnostic des ressources humaines complet. Cette phase débute par l’analyse de la stratégie d’entreprise et de ses objectifs à moyen et long terme.
Pour mener cette analyse efficacement, plusieurs actions sont nécessaires :
- Étudier le plan stratégique de l’entreprise sur 3 à 5 ans
- Identifier les projets de développement, diversification ou transformation
- Analyser l’évolution du marché et de la concurrence
- Évaluer l’impact des innovations technologiques sur les métiers
- Prendre en compte les évolutions réglementaires
Cette analyse permet d’établir une vision claire des besoins futurs en termes de compétences et d’effectifs. Par exemple, une entreprise prévoyant une digitalisation de ses processus devra anticiper le besoin de nouvelles compétences techniques.
Techniques pour cartographier les métiers et compétences existants
La cartographie des compétences constitue un élément clé du diagnostic initial. Cette démarche vise à dresser un inventaire précis des ressources humaines disponibles dans l’organisation.
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour réaliser cette cartographie :
- L’analyse des fiches de poste existantes
- La réalisation d’entretiens avec les managers et collaborateurs
- L’exploitation des données issues des entretiens annuels
- L’utilisation de questionnaires d’auto-évaluation
- L’observation directe des pratiques professionnelles
Cette cartographie doit inclure les compétences techniques, mais aussi les compétences comportementales et transversales. Elle permet d’obtenir une vision globale du capital humain de l’entreprise et constitue la base de toute la démarche GPEC.
Identification des écarts entre ressources disponibles et besoins prévisionnels
L’analyse des écarts représente la dernière composante du diagnostic stratégique. Cette étape consiste à comparer les ressources humaines disponibles avec les besoins futurs identifiés précédemment.
Cette analyse permet d’identifier plusieurs types d’écarts :
- Les écarts quantitatifs : nombre de collaborateurs par métier
- Les écarts qualitatifs : compétences manquantes ou à développer
- Les écarts liés à la pyramide des âges : départs prévisibles
- Les écarts organisationnels : structure inadaptée aux besoins futurs
L’identification de ces écarts permet de définir les actions prioritaires à mettre en œuvre dans les phases suivantes de la GPEC. Par exemple, un écart important sur certaines compétences techniques pourra orienter le plan de formation, tandis qu’un déficit prévisible d’effectifs guidera la stratégie de recrutement.
Étape 2 de la GPEC : construire les référentiels et parcours professionnels
Élaboration de référentiels métiers et compétences adaptés
La deuxième des étapes de la GPEC consiste à formaliser les référentiels métiers et compétences. Ces outils structurants servent de base commune pour toutes les actions RH futures.
Un référentiel métiers efficace comprend généralement :
- La liste exhaustive des métiers de l’entreprise
- La description précise de chaque métier (missions, activités)
- Les compétences requises pour chaque métier
- Les niveaux de maîtrise attendus pour chaque compétence
- Les liens entre les différents métiers
Pour les PME, il n’est pas nécessaire de créer ces référentiels ex nihilo. Il existe des référentiels sectoriels qui peuvent servir de base et être adaptés aux spécificités de l’entreprise, permettant ainsi un gain de temps considérable.
Conception de parcours d’évolution professionnelle cohérents
Sur la base des référentiels établis, l’entreprise peut concevoir des parcours d’évolution professionnelle pour ses collaborateurs. Ces parcours matérialisent les possibilités de mobilité interne et de progression.
La conception de ces parcours implique plusieurs actions :
- Identifier les passerelles entre les différents métiers
- Définir les prérequis pour chaque évolution possible
- Déterminer les actions de développement nécessaires
- Formaliser les étapes intermédiaires
- Prévoir les dispositifs d’accompagnement
Ces parcours constituent un outil précieux pour la gestion des carrières et favorisent la rétention des talents en offrant une visibilité sur les perspectives d’évolution au sein de l’organisation.
Intégration des fiches de poste dans la démarche globale
Les fiches de poste représentent la déclinaison opérationnelle des référentiels métiers. Leur mise à jour ou leur création constitue une étape importante de la démarche GPEC.
Une fiche de poste alignée avec la démarche GPEC doit comporter :
- Le positionnement du poste dans l’organigramme prévisionnel
- Les missions et activités principales
- Les compétences requises avec leur niveau de maîtrise attendu
- Les perspectives d’évolution possibles
- Les indicateurs de performance associés au poste
Ces fiches de poste servent de support pour de nombreux processus RH : recrutement, évaluation, formation, mobilité interne. Leur alignement avec les référentiels garantit la cohérence de l’ensemble de la démarche GPEC.
Étape 3 : planifier les actions RH et la mobilité interne
Organisation de la mobilité interne comme levier stratégique
La troisième des étapes de la GPEC consiste à mettre en place une politique de mobilité interne structurée. Cette approche permet d’optimiser l’allocation des ressources humaines en fonction des besoins identifiés.
Une politique de mobilité interne efficace comprend plusieurs composantes :
- Un processus transparent de publication des postes disponibles
- Des critères objectifs de sélection des candidatures internes
- Un dispositif d’accompagnement à la prise de poste
- Des périodes d’adaptation ou de transition
- Un suivi post-mobilité pour évaluer la réussite
La mobilité interne présente de nombreux avantages : réduction des coûts de recrutement, valorisation des compétences existantes, renforcement de l’engagement des collaborateurs. Elle constitue également un levier de fidélisation des talents en offrant des perspectives d’évolution sans quitter l’entreprise.
Anticipation et programmation des recrutements nécessaires
Malgré les efforts de mobilité interne, le recrutement prévisionnel reste souvent nécessaire pour combler certains écarts identifiés lors du diagnostic. La planification des recrutements s’inscrit pleinement dans la démarche GPEC.
Cette planification implique plusieurs actions :
- Identifier les postes à pourvoir à court, moyen et long terme
- Définir les profils recherchés en s’appuyant sur les référentiels
- Déterminer les sources de recrutement les plus pertinentes
- Prévoir les ressources nécessaires (budget, temps)
- Anticiper les actions d’intégration et de formation
Cette approche prévisionnelle permet d’éviter les recrutements dans l’urgence, souvent coûteux et risqués. Elle contribue également à renforcer l’attractivité employeur en proposant une expérience candidat plus qualitative.
Mise en place d’un système d’évaluation des compétences
L’évaluation des compétences constitue un élément central de la démarche GPEC. Elle permet de mesurer régulièrement les écarts entre les compétences requises et celles effectivement détenues par les collaborateurs.
Un système d’évaluation efficace repose sur plusieurs éléments :
- Des critères d’évaluation objectifs et mesurables
- Des outils adaptés (grilles d’évaluation, questionnaires)
- Une formation des évaluateurs pour garantir l’équité
- Une fréquence d’évaluation adaptée aux besoins
- Un processus de feedback constructif
Les résultats de ces évaluations alimentent directement la quatrième étape de la GPEC en identifiant les besoins de développement des compétences. Ils permettent également d’ajuster les parcours professionnels et les plans de mobilité interne.
Étape 4 : déployer le plan de développement des compétences
Conception d’un plan de formation aligné avec les besoins identifiés
La dernière des étapes de la GPEC consiste à élaborer et mettre en œuvre un plan de formation ciblé. Ce plan doit répondre aux écarts de compétences identifiés lors des phases précédentes.
La conception d’un plan de formation efficace implique plusieurs actions :
- Prioriser les besoins de développement selon leur impact stratégique
- Sélectionner les modalités pédagogiques les plus adaptées
- Identifier les prestataires ou ressources internes
- Établir un calendrier réaliste
- Définir un budget cohérent avec les enjeux
Le plan de formation ne se limite pas aux formations classiques en présentiel. Il peut intégrer diverses modalités comme le e-learning, le tutorat, les MOOC, les communautés de pratique ou encore les formations en situation de travail (AFEST).
Accompagnement des collaborateurs dans leur montée en compétences
Au-delà de la formation formelle, l’accompagnement au changement des collaborateurs constitue un facteur clé de réussite de la démarche GPEC. Cet accompagnement prend diverses formes selon les besoins.
Plusieurs dispositifs peuvent être mis en place :
- Le mentorat par des collaborateurs expérimentés
- Le coaching individuel ou collectif
- Les groupes d’échange de pratiques
- Les bilans de compétences pour clarifier les projets professionnels
- Les périodes d’immersion dans d’autres services
Ces dispositifs favorisent la transmission des savoirs et l’appropriation des nouvelles compétences. Ils contribuent également à renforcer l’engagement des collaborateurs en les rendant acteurs de leur développement professionnel.
Mesure de l’impact des actions de développement
L’évaluation des actions de développement constitue la dernière composante de cette étape. Cette mesure permet de vérifier l’efficacité des dispositifs mis en place et de les ajuster si nécessaire.
Cette évaluation peut s’appuyer sur plusieurs indicateurs :
- Le taux de réduction des écarts de compétences
- L’évolution de la performance collective
- Le nombre de mobilités internes réussies
- Le retour sur investissement des actions de formation
- L’impact sur la satisfaction et l’engagement des collaborateurs
Les résultats de cette évaluation alimentent le cycle d’amélioration continue de la démarche GPEC. Ils permettent d’ajuster les actions futures et de démontrer la valeur ajoutée de la démarche auprès de la direction et des managers.
Outils et indicateurs pour piloter chaque phase de la GPEC
Logiciels et solutions digitales pour faciliter la démarche GPEC
La digitalisation RH offre aujourd’hui de nombreuses solutions pour faciliter le déploiement des étapes de la GPEC. Ces outils permettent d’automatiser certaines tâches et d’améliorer la qualité des données utilisées.
Plusieurs types de solutions peuvent être envisagés :
- Les SIRH intégrant des modules de gestion des compétences
- Les plateformes de cartographie des compétences
- Les outils de gestion de la formation et du développement
- Les solutions d’analyse prédictive des besoins en compétences
- Les logiciels de gestion des talents et des carrières
Pour les PME, des solutions plus légères et modulaires existent, permettant une mise en œuvre progressive selon les priorités et les ressources disponibles. L’essentiel est de choisir des outils qui s’adaptent aux processus de l’entreprise et non l’inverse.
Tableaux de bord et KPIs pour suivre l’avancement du projet
Le pilotage efficace d’une démarche GPEC nécessite la mise en place d’un tableau de bord RH avec des indicateurs pertinents. Ces indicateurs GPEC permettent de mesurer l’avancement du projet et ses résultats.
Un tableau de bord GPEC complet peut inclure :
- Le taux de couverture des métiers par les référentiels
- Le pourcentage d’écarts de compétences comblés
- Le nombre de mobilités internes réalisées
- Le taux de réalisation du plan de formation
- L’évolution du taux de postes pourvus en interne
- Le délai moyen de pourvoi des postes
- Le retour sur investissement des actions GPEC
Ces indicateurs doivent être suivis régulièrement et partagés avec les parties prenantes du projet pour maintenir la dynamique et ajuster les actions si nécessaire.
Comment adapter les outils selon la taille de l’entreprise
La méthodologie GPEC et les outils associés doivent être adaptés à la taille et aux ressources de l’entreprise. Une PME n’aura pas les mêmes besoins ni les mêmes contraintes qu’un grand groupe.
Plusieurs principes d’adaptation peuvent être suivis :
- Privilégier une approche progressive et pragmatique
- Commencer par les métiers les plus stratégiques ou à risque
- Utiliser des outils simples et accessibles (tableurs, formulaires en ligne)
- S’appuyer sur des référentiels sectoriels existants
- Mutualiser certaines ressources avec d’autres entreprises (GPEC territoriale)
L’essentiel est de maintenir la cohérence de la démarche tout en l’adaptant aux spécificités et aux moyens de l’entreprise. Une GPEC simplifiée mais bien exécutée sera toujours plus efficace qu’une démarche trop ambitieuse qui ne pourra être menée à terme.
Comment transformer votre GPEC en avantage concurrentiel durable ?
Pour transformer votre démarche GPEC en véritable avantage concurrentiel, plusieurs facteurs sont déterminants. L’intégration des étapes de la GPEC dans la culture de l’entreprise constitue un premier élément fondamental.
Cette intégration passe par l’implication continue des managers dans le processus. Ils doivent être formés et responsabilisés pour devenir les premiers acteurs de la gestion des compétences au quotidien.
La communication régulière autour de la démarche et de ses résultats contribue également à son ancrage dans les pratiques. Les succès doivent être valorisés et partagés pour renforcer l’adhésion de tous.
L’agilité de la démarche représente un autre facteur clé. La GPEC ne doit pas être un processus rigide mais un système adaptable qui évolue avec l’entreprise et son environnement. Une révision annuelle des hypothèses et des plans d’action permet de maintenir cette agilité.
Enfin, l’alignement constant avec la stratégie de l’entreprise garantit la pertinence de la démarche sur le long terme. La GPEC doit rester un outil au service de la performance globale et non une fin en soi.
Pour les PME qui ne disposent pas des ressources nécessaires pour déployer l’ensemble des étapes de la GPEC en interne, des solutions existent. Le recours à un RRH à temps partagé peut permettre de bénéficier d’une expertise pointue sans supporter le coût d’un poste à temps plein.
En définitive, une démarche GPEC bien structurée et adaptée aux spécificités de l’entreprise constitue un levier puissant d’anticipation et d’adaptation. Elle permet de disposer des bonnes compétences au bon moment, condition indispensable à la performance durable.
