Comment savoir quel effectif déclarer pour le CSE ?

Pour savoir quel effectif declarer pour le cse, vous devez d’abord vérifier si le seuil des 11 salariés est atteint. Ce calcul d’effectif conditionne directement l’obligation de mettre en place un CSE et la façon de compter les CDI, CDD, temps partiels ou intérimaires. Il s’inscrit dans le respect de vos obligations RH et sociales en tant qu’employeur de TPE ou PME. Vous hésitez sur la méthode de calcul ou les salariés à inclure pour être en règle sans en faire trop ? Découvrons comment vérifier simplement si un CSE est obligatoire chez vous.

Identifier les salariés à inclure pour savoir quel effectif déclarer pour le CSE

Pour savoir quel effectif déclarer pour le CSE, vous devez d’abord lister tous les travailleurs liés à l’entreprise, même si certains ne sont pas présents tous les jours. L’idée est de partir large, puis de retirer ceux qui ne comptent pas.

Sont en général à inclure :

• Les salariés en CDI, à temps plein ou à temps partiel.
• Les salariés en CDD (avec quelques exceptions, vues plus tard).
• Les apprentis et contrats de professionnalisation, selon les cas.
• Les salariés en arrêt maladie, congé maternité, paternité ou parental.
• Les travailleurs à domicile liés par un contrat de travail.

En revanche, certains profils ne se comptent pas ou se comptent à part (intérimaires, mises à disposition, stagiaires). Le tri précis viendra avec les règles de calcul et les cas particuliers, mais cette première liste vous donne une base claire pour démarrer votre recensement.

Déterminer la période de référence à retenir pour le calcul

Pour savoir quel effectif déclarer pour le CSE, vous devez d’abord fixer une période de référence claire. En pratique, l’article L2311-2 du Code du travail impose une moyenne sur les 12 derniers mois pour apprécier le franchissement des seuils.

Concrètement, vous pouvez procéder ainsi :

• Retenir les 12 mois civils précédant le mois du calcul (ex. de janvier à décembre N-1).
• Calculer l’effectif de chaque mois, puis faire la moyenne de ces 12 effectifs mensuels.
• Pour une entreprise récente : utiliser tous les mois depuis la création, tant que vous n’avez pas atteint 12 mois.

Si votre activité connaît de forts pics saisonniers, la moyenne sur 12 mois permet de lisser ces variations. Une fois cette période fixée et documentée, vous pouvez passer sereinement au calcul en équivalent temps plein.

Appliquer les règles de calcul en équivalent temps plein

Pour savoir quel effectif déclarer pour le CSE, vous devez convertir chaque salarié en équivalent temps plein (ETP). Le but est d’obtenir un effectif moyen comparable, quel que soit le nombre d’heures travaillées.

Procédez simplement :

1. Repérez la durée légale ou conventionnelle dans votre entreprise (souvent 35 h).
2. Pour chaque salarié à temps partiel, divisez son horaire contractuel par la durée légale. Exemple : 17,5 h / 35 h = 0,5 ETP.
3. Les temps plein comptent pour 1 ETP chacun.
4. Ajoutez les ETP de tous les salariés concernés sur la période retenue, puis faites la moyenne si besoin (par mois ou par an selon la règle applicable).

Ce total en ETP sera votre base pour vérifier ensuite si le seuil de mise en place du CSE est atteint.

Prendre en compte les cas particuliers (intérim, CDD, mises à disposition)

Pour savoir quel effectif déclarer pour le CSE, les cas d’intérim, de CDD et de mises à disposition ne peuvent pas être ignorés. Ils pèsent sur le seuil, même s’ils ne sont pas en CDI chez vous.

En pratique :

• Salariés en CDD : ils sont pris en compte au prorata de leur temps de présence sur la période de référence, sauf remplacement d’un salarié absent (à vérifier selon votre situation).
• Intérimaires : ils sont comptés dans l’effectif de l’entreprise utilisatrice lorsque leur mission dépasse un certain seuil de durée.
• Salariés mis à disposition : ils sont rattachés à l’entreprise d’accueil si présents depuis au moins un an et s’ils travaillent au quotidien dans vos locaux. (article L1111-2 du code du travail)

Un relevé précis des contrats et durées de mission vous aide à fiabiliser votre calcul avant de vérifier les seuils de CSE.

Vérifier si le seuil de mise en place ou de révision du CSE est atteint

Une fois votre calcul réalisé, il reste à vérifier quel effectif déclarer pour le CSE pour savoir si le seuil légal est atteint. Ce seuil conditionne la mise en place ou la révision du comité.

Concrètement, procédez toujours dans le même ordre :

• comparez l’effectif moyen en équivalent temps plein avec les seuils prévus par le Code du travail ;
• contrôlez si ce niveau d’effectif est atteint pendant la durée exigée par la loi (généralement plusieurs mois consécutifs, durée à vérifier dans les textes à jour) ;
• consignez votre résultat : seuil non atteint, seuil atteint pour la mise en place, ou seuil atteint pour une révision de la composition du CSE.

Cette vérification vous permet de décider si vous devez organiser des élections, ajuster la représentation ou maintenir l’existant, avant d’aller sécuriser formellement votre décision.

Tracer votre calcul d’effectif et sécuriser votre déclaration CSE

Pour sécuriser votre réponse à la question quel effectif déclarer pour le CSE, tracez chaque étape du calcul. L’objectif est de pouvoir justifier simplement vos choix en cas de contrôle ou de contestation.

Vous pouvez utiliser un tableau ou un fichier dédié avec, au minimum :

• la liste des catégories de personnel prises en compte (CDI, CDD, temps partiel, intérim…)
• la période de référence retenue et sa base juridique
• la méthode de conversion en équivalent temps plein (ETP)
• les effectifs obtenus mois par mois, puis la moyenne
• la date du calcul et le nom de la personne qui l’a réalisé

Archivez ces éléments avec les bulletins de paie et contrats. Cette traçabilité renforce votre sécurité juridique et vous permet de réactualiser facilement le calcul lors d’un prochain contrôle du seuil CSE.

Conclusion : résumer votre méthode de calcul et planifier la prochaine vérification

Pour savoir quel effectif déclarer pour le CSE, l’enjeu est simple : disposer d’un calcul clair, tracé et reproductible. Vous sécurisez ainsi votre décision sur l’obligation de mettre en place un CSE ou de faire évoluer celui qui existe déjà. Une méthode stable vous évite les contestations et vous permet d’anticiper plutôt que de subir.

Vous pouvez maintenant fixer une date de prochaine vérification (par exemple tous les ans, ou à chaque changement important d’effectif) et garder vos éléments de calcul sous la main. Si vous souhaitez valider votre méthode ou gagner du temps sur l’analyse des règles de droit social, vous pouvez échanger avec un expert Aoria RH ou découvrir la solution juridique RH pour sécuriser vos calculs d’effectif en continu.