Quels documents RH une entreprise doit avoir en 2026 ?
Les documents RH obligatoires en entreprise sont nombreux et varient selon l’effectif et la situation de chaque société. Entre registres du personnel, affichages obligatoires, documents liés au contrat de travail ou au CSE, le risque est de manquer une obligation et d’exposer l’entreprise à une sanction. En complément d’un rappel global sur vos obligations légales RH, ce guide vous aide à y voir clair, étape par étape. Vous saurez quels documents créer, conserver et présenter en cas de contrôle. Prêt à faire le point et sécuriser vos pratiques RH ?
Identifier les documents RH obligatoires en entreprise selon votre effectif
Les documents RH obligatoires en entreprise ne sont pas les mêmes selon votre nombre de salariés. Avant de lister les supports à créer, commencez par situer votre structure sur les principaux seuils légaux.
| Effectif | Exemples de documents à prévoir |
|---|---|
| 1 à 10 salariés | Registre unique du personnel, contrats de travail, affichages obligatoires minimum, document unique d’évaluation des risques (DUERP). |
| 11 à 49 salariés | Mise en place et documents liés au CSE, procédures disciplinaires écrites, accords ou usages formalisés. |
| 50 salariés et plus | BDESE (article L2312-2 du code du travail), accords collectifs plus complets, documentation santé-sécurité structurée. |
Identifiez donc votre effectif moyen annuel, puis vérifiez vos obligations à chaque seuil franchi. Cela vous évite des oublis lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF.
Lister les registres et affichages légaux à tenir à jour
Au-delà des documents RH obligatoires en entreprise liés au contrat, vous devez tenir certains registres et affichages légaux. Ils servent de preuve en cas de contrôle de l’inspection du travail.
Les registres les plus fréquents sont :
- Registre du personnel : obligatoire dès le premier salarié, avec les principales informations sur chaque embauche.
- Registre des contrôles de sécurité (équipements, machines, vérifications périodiques).
- Registre des accidents du travail bénins, si vous avez l’autorisation de ne pas faire une déclaration systématique.
Côté affichage obligatoire, prévoyez notamment :
- Horaires de travail et coordonnées de l’inspection du travail.
- Consignes de sécurité, numéros d’urgence, consignes incendie.
- Textes sur l’égalité professionnelle, le harcèlement moral et sexuel.
L’important est de dater chaque mise à jour et de conserver une trace de l’ancienne version, pour montrer votre suivi en cas de contrôle.
Recenser les documents liés au contrat de travail et au salarié
Parmi les documents RH obligatoires en entreprise, ceux qui concernent le contrat de travail et le salarié sont les plus utilisés au quotidien. L’objectif est de pouvoir prouver la relation de travail, les droits de chacun et le suivi administratif.
Vous devriez au minimum mettre en place et conserver pour chaque salarié :
- Le contrat de travail signé (et ses avenants successifs).
- La fiche de poste ou une description écrite des missions.
- La copie des pièces d’identité et, si besoin, du titre de séjour.
- Le dossier d’embauche : DPAE, RIB, coordonnées, contacts d’urgence.
- Les entretiens obligatoires (professionnels, retour d’absences…), avec comptes rendus écrits.
- Les attestations de formation et habilitations sécurité.
Regroupez ces éléments dans un dossier salarié structuré (format papier ou numérique) avec des droits d’accès contrôlés. Vous gagnez du temps en cas de contrôle et pour la gestion quotidienne.
Vérifier les obligations via le document unique et les procédures santé-sécurité
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) fait partie des documents RH obligatoires en entreprise, dès le premier salarié. Il recense les risques pour la santé et la sécurité, et les actions de prévention prévues.
Pour rester conforme, vous pouvez procéder en 4 étapes simples :
- Identifier les risques par poste et par unité de travail (accidents, troubles musculo-squelettiques, risques psychosociaux…)
- Classer les risques selon leur gravité et leur fréquence
- Définir un plan d’actions avec des responsables et des échéances
- Mettre à jour le DUERP au moins une fois par an et après tout changement important
Complétez ce socle par des procédures santé-sécurité écrites : consignes en cas d’accident, gestion des premiers secours, accueil sécurité des nouveaux, habilitations spécifiques. Cette base vous permet de montrer, en cas de contrôle, que vous agissez pour protéger vos salariés et que votre organisation est structurée sur ces sujets.
Contrôler les documents sociaux à conserver pour l’administration et l’URSSAF
Pour rester serein en cas de contrôle URSSAF, vous devez garder une trace claire de vos documents sociaux. Ils complètent vos documents RH obligatoires en entreprise et servent de preuve de vos pratiques sociales et de votre conformité déclarative.
Les principaux documents à conserver sont :
- Registres du personnel et des heures : mouvements d’entrées/sorties, temps de travail, heures supplémentaires, astreintes.
- Bulletins de paie et journaux de paie : un exemplaire salarié et un exemplaire employeur.
- Déclarations sociales (DSN, attestations, bordereaux de cotisations) et preuves de paiement.
- Documents relatifs aux avantages : mutuelle, prévoyance, épargne salariale, titres-restaurant.
- Procès-verbaux d’instances représentatives (CSE…) et accords collectifs signés.
Vérifiez pour chaque catégorie la durée légale de conservation (donnée à vérifier) et organisez un classement simple : par année, par type de document, en version papier et/ou numérique. Cela facilite vos réponses lors d’une demande de l’administration ou de l’URSSAF.
Mettre en place une méthode simple pour suivre vos documents RH obligatoires en entreprise
Pour suivre vos documents RH obligatoires en entreprise, l’objectif est de disposer d’une méthode unique, claire et facile à tenir à jour. Vous pouvez partir d’un simple fichier partagé ou d’un outil RH plus complet.
- Centraliser la liste des obligations
Créez un tableau avec : type de document, service responsable, support (papier / numérique), lieu de stockage, durée de conservation, date de dernière mise à jour. - Désigner un responsable par zone
Par exemple : paie, contrats, santé-sécurité, représentation du personnel. Chaque personne sait ce qu’elle doit contrôler et à quelle fréquence. - Planifier des vérifications régulières
Programmez des rappels trimestriels ou semestriels dans votre agenda pour vérifier les pièces sensibles : registres, affichages, modèles de contrats, procédures sécurité. - Tracer les mises à jour
Notez systématiquement la date et l’auteur de chaque modification. En cas de contrôle, cette traçabilité rassure l’inspecteur et vous permet de montrer votre démarche de conformité.
Avec ce système simple, vous gardez une vue d’ensemble et vous limitez les oublis, même avec peu de temps à consacrer à l’administratif RH.
Conclusion : sécuriser votre conformité RH et préparer les prochains contrôles
Pour rester serein face à un contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF, l’enjeu est simple : savoir où sont vos documents RH obligatoires en entreprise et quand les mettre à jour. Une organisation claire, des modèles fiables et des échéances suivies vous évitent les sanctions, les rappels de cotisations et la perte de temps à chercher des informations au dernier moment.
Si vous manquez de temps ou de ressources en interne, vous pouvez vous faire accompagner pour cartographier vos obligations, mettre en place vos registres, vos procédures et vos modèles, puis sécuriser leur suivi. Aoria RH peut vous aider à vérifier votre conformité, structurer vos pratiques et déployer un outil d’appui juridique. Vous gardez la main sur vos décisions, tout en réduisant le risque d’erreur et de contrôle mal préparé.