Vous vous demandez quelles données RH ne pas externaliser sans mettre en danger votre entreprise. Après avoir clarifié les fonctions RH à garder en interne, il reste à distinguer les informations que vous pouvez confier à un prestataire et celles qui doivent rester sous contrôle direct.
Pour un dirigeant de TPE ou PME, la peur des fuites de données ou d’un usage abusif est légitime. Nous vous proposons une grille simple pour classer vos données RH et décider, point par point, ce qui peut être externalisé en sécurité. Prêt à faire ce tri sans perdre le sommeil ni freiner vos projets ?
Identifier les données RH à haut risque
Avant de décider quelles données RH ne pas externaliser, vous devez repérer celles qui exposent le plus votre entreprise et vos salariés. Une donnée RH est à haut risque lorsqu’une fuite peut porter atteinte à la vie privée, à l’image, à la santé ou aux intérêts économiques de l’entreprise.
Dans une TPE/PME, les catégories suivantes demandent une vigilance renforcée :
- Données dites « sensibles » au sens RGPD : santé, handicap, appartenance syndicale, opinions, sanctions disciplinaires.
- Données financières personnelles : RIB, saisies sur salaire.
- Données d’identification forte : numéro de sécurité sociale, pièce d’identité.
- Données stratégiques RH : niveaux de rémunération détaillés, projets de réorganisation, évaluations managériales nominatives.
Vous pouvez formaliser cette analyse dans une grille simple :
| Type de données | Exemples | Niveau de risque |
|---|---|---|
| Sensibles | Arrêts maladie, RQTH, mandats syndicaux | Très élevé |
| Stratégiques | Grille de salaires, plans de mobilité | Élevé |
Cette première cartographie rend visibles les zones à protéger avant toute externalisation.
Définir quelles données RH ne pas externaliser
Pour savoir quelles données RH ne pas externaliser, partez d’un principe simple : ce qui touche directement au pouvoir disciplinaire, à la réputation des personnes ou à des éléments très fins de stratégie sociale doit rester en interne.
Conservez notamment sous contrôle direct :
- Les données disciplinaires et contentieuses : alertes internes, signalements, enquêtes, sanctions, procédures prud’homales, échanges avec l’avocat.
- Les données médicales et d’aptitude : informations issues de la médecine du travail, restrictions d’aptitude, aménagements de poste.
- Les informations sensibles sur la performance individuelle : évaluations détaillées, notations, matrices de potentiel nominatives.
- Les scénarios de réorganisation ou de rupture : projets de licenciement, PSE, départs négociés nominativement ciblés.
Ces catégories combinent risque juridique, impact humain et enjeu de réputation. Elles doivent rester accessibles à un cercle interne très restreint, même si vous externalisez une partie de votre fonction RH.
Cartographier les accès internes aux informations
La cartographie des accès internes permet de visualiser qui consulte quelles données RH, dans quels outils et pour quelles raisons. C’est la base pour décider quelles données RH ne pas externaliser et lesquelles partager sans risque.
Procédez en étapes simples :
- Lister les sources : dossiers partagés, SIRH, paie, messageries, outils de suivi des temps, coffre-fort numérique.
- Recenser les utilisateurs : dirigeants, managers, comptabilité, assistanat, prestataires déjà en place.
- Décrire les droits : lecture seule, modification, export, administration.
- Lier chaque accès à un besoin métier : pourquoi cette personne a-t-elle besoin de cette information.
Vous obtenez ainsi une vue claire des accès sensibles ou excessifs. Cette cartographie sert ensuite de base pour ajuster les habilitations et encadrer plus finement tout projet d’externalisation.
Encadrer les transferts aux prestataires RH
Pour sécuriser un transfert de données vers un prestataire RH, commencez par définir ce qui est transmis, à quelle fin et pour combien de temps. Chaque information partagée doit être justifiée par une finalité claire (paie, recrutement, formation, conseil juridique, etc.).
Formalisez ensuite ce cadre dans un accord de traitement RGPD et dans votre contrat de prestation. Ces documents doivent préciser :
- les catégories de données transmises et celles qui restent en interne ;
- les mesures de sécurité attendues (chiffrement, gestion des mots de passe, sauvegardes) ;
- les droits d’audit ou de contrôle dont vous disposez ;
- les modalités de suppression ou restitution des données en fin de mission ;
- la gestion des incidents (délai d’alerte, responsabilités).
Un transfert encadré se traduit par des flux documentés, réversibles et contrôlables. Cette base vous permet ensuite de décider, outil par outil, quelle donnée RH vous acceptez de faire sortir de l’entreprise.
Sécuriser vos pratiques d’externalisation RH
Pour sécuriser vos pratiques d’externalisation RH, commencez par cadrer juridiquement la relation. Le contrat et l’accord de traitement de données doivent préciser les catégories de données, les finalités, les durées de conservation et les mesures de sécurité attendues, en cohérence avec le RGPD.
Mettez en place une logique de minimisation des données : le prestataire ne reçoit que ce qui est nécessaire à sa mission. Limitez les exports Excel, tracez les envois de fichiers, et privilégiez un SIRH ou un espace sécurisé plutôt que les échanges par e‑mail.
- Vérifier régulièrement les habilitations et accès du prestataire.
- Exiger le chiffrement des données sensibles au repos et en transit.
- Prévoir une procédure de gestion des incidents et notification en cas de fuite.
- Organiser un audit ou au moins un contrôle annuel documentaire (donnée à vérifier si exigible selon votre activité).
Complétez ce dispositif par la sensibilisation de vos équipes : une externalisation sécurisée repose aussi sur les bons réflexes quotidiens côté interne.
Synthèse et prochaines étapes
Pour sécuriser vos décisions sur les données RH à ne pas externaliser, gardez un principe simple : ce qui touche directement à l’intime, à la réputation de l’entreprise ou à vos choix stratégiques doit rester sous votre contrôle direct. Le reste peut être confié à un prestataire, à condition de cadrer clairement les accès, les usages et les responsabilités contractuelles.
La prochaine étape consiste à dresser, avec vos équipes, une cartographie concrète de vos données RH et à décider ce qui reste en interne. Vous pouvez ensuite définir un plan d’externalisation limité et sécurisé. Si vous souhaitez être accompagné pour classer vos informations RH et bâtir ce cadre, vous pouvez échanger avec un expert Aoria RH pour confronter vos pratiques et réduire vos risques.