Face à une absence injustifiée, vous pouvez envoyer un premier courrier de justification, puis une mise en demeure si vous visez la présomption de démission. Le premier courrier reste facultatif. Le courrier déterminant respecte les articles L.1237-1-1 et R.1237-13, ainsi que l’obligation d’information précisée par le Conseil d’État le 18 décembre 2024. Cette séquence complète le guide pilier sur l’abandon de poste.
Poser le cadre : comment réagir à une absence injustifiée et quels courriers prévoir
Face à un salarié qui ne se présente plus, vous devez d’abord qualifier la situation, puis organiser vos courriers dans un ordre cohérent. Ce cadre conditionne la sécurité juridique de la suite, que vous visiez une présomption de démission ou une sanction disciplinaire.
On parle d’absence injustifiée lorsque le salarié ne vient pas travailler sans autorisation préalable et sans transmettre de justificatif, alors qu’aucun motif légitime évident n’apparaît (accident connu, hospitalisation signalée par un proche, grève, etc.). Tant que vous n’avez ni autorisation ni justificatif, le contrat de travail se poursuit : vous êtes en présence d’un manquement aux obligations contractuelles, avec en pratique une absence non rémunérée (sous réserve d’une justification ultérieure).
La séquence type des échanges écrits se structure ainsi :
- Constat de l’absence : vérification des plannings, des alertes internes, des éventuels messages laissés par le salarié.
- Demande de justificatif (utile mais facultative) : courrier invitant le salarié à expliquer l’absence et à produire les pièces nécessaires.
- Mise en demeure de justifier et de reprendre le travail : lettre recommandée avec AR ou remise en main propre contre décharge, demandant explicitement (i) de justifier l’absence et (ii) de reprendre le poste, en fixant un délai d’au moins 15 jours qui court à compter de la date de présentation de la mise en demeure (art. L.1237-1-1 et R.1237-13 du Code du travail). La lettre annonce les conséquences d’une absence de reprise sans motif légitime.
- Courrier de constat : si vous maintenez cette voie à l’issue du délai, constatez la présomption de démission et précisez le préavis ainsi que la date de fin du contrat.
Avant de formaliser la suite, distinguez les deux logiques :
- Présomption de démission : adaptée si le comportement du salarié laisse penser qu’il ne veut plus travailler dans l’entreprise. Le salarié peut toutefois répondre en invoquant un motif légitime (notamment raisons médicales, droit de retrait, grève, refus d’une instruction contraire à une réglementation, modification du contrat à l’initiative de l’employeur).
- Sanction ou licenciement disciplinaire : autre logique si vous analysez l’absence comme une faute. Ni la loi ni le décret ne règlent expressément son articulation avec la présomption de démission ; évitez donc les courriers contradictoires.
Pour orienter votre choix, vous pouvez tenir compte d’éléments concrets : volonté exprimée ou suggérée par le salarié (propos, projet annoncé), ancienneté, contexte de conflit, et qualité des échanges.
Dans tous les cas, la traçabilité est centrale : préférez des courriers datés, envoyés par un mode de preuve adapté, avec un contenu homogène d’une lettre à l’autre. Ces écrits serviront d’appui pour démontrer que le salarié a été informé, mis en mesure de s’expliquer et averti des suites envisagées.
Structurer la demande de justificatif : un premier courrier facultatif mais prudent
Dès les premiers jours d’absence, vous pouvez adresser un courrier simple de relance, sans menace, pour clarifier la situation et tracer un premier écrit. Cet envoi n’est pas obligatoire, mais il sécurise votre dossier car il matérialise une démarche de contact et limite le risque qu’un salarié soutienne ne pas avoir été informé de ses obligations ou qu’un échange informel soit contesté.
Vous pouvez décider d’envoyer ce courrier en tenant compte de plusieurs critères :
- de l’ancienneté et de la loyauté habituelle du salarié (vous lui laissez une chance de s’expliquer) ;
- des habitudes de communication dans l’équipe (appels, SMS, mails restés sans réponse) ;
- du risque de contentieux (conflits en cours, contestations répétées) ;
- de la volonté de préserver une relation aussi apaisée que possible, au moins formellement.
Pour construire ce premier courrier, vous pouvez suivre la séquence suivante :
- Constater l’absence : rappeler la date de début, le poste, les horaires non tenus et les tentatives de contact déjà effectuées.
- Rappeler les obligations : indiquer simplement que le salarié doit se présenter à son poste et justifier sans délai toute absence.
- Demander un justificatif dans un délai court : fixer quelques jours ouvrés pour transmettre explications et pièces, sans annoncer à ce stade une procédure ou une qualification juridique de la rupture.
- Inviter à reprendre contact : rappeler les canaux usuels (téléphone, mail, supérieur hiérarchique, RH).
- Préciser le mode de réponse attendu : un écrit accompagné, le cas échéant, d’un certificat médical ou de tout document utile.
Sur la forme, une lettre datée, adressée au domicile connu, envoyée en recommandé avec AR ou remise en main propre contre décharge reste la plus probante. Un mail ou un SMS peut utilement doubler l’envoi pour des raisons pratiques, mais l’écrit principal doit rester celui dont la réception est traçable.
Le paragraphe central peut, par exemple, être formulé ainsi :
« Vous ne vous êtes pas présenté(e) à votre poste depuis le [date] et nous ne disposons d’aucune information ni de justificatif concernant cette absence. Nous vous remercions de bien vouloir nous transmettre, dans un délai de [x] jours à compter de la réception de la présente, tout élément permettant d’expliquer cette situation et de régulariser votre absence. Nous vous invitons également à prendre contact avec [nom/fonction] par téléphone ou par courriel pour faire un point sur votre situation. »
Ce courrier doit rester neutre : ne faites pas référence à la présomption de démission, ne cumulez pas annonces de licenciement ou menaces disciplinaires. Il s’agit d’un rappel factuel et d’une demande de clarification, qui prépare sereinement les suites possibles.
Rédiger la mise en demeure de reprendre le travail conforme au Code du travail
Pour pouvoir faire jouer la présomption de démission, votre mise en demeure doit respecter des exigences précises de fond et de forme. Elle se distingue d’une simple demande de justificatif : ici, vous enclenchez un mécanisme légal susceptible d’aboutir à la rupture du contrat.
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Comprendre le rôle de cette lettre
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Elle est obligatoire si l’on souhaite se prévaloir de la présomption prévue par le Code du travail.
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Elle ne vise pas à annoncer une sanction disciplinaire : elle met le salarié devant un choix clair, reprendre le travail ou justifier l’absence, avec la conséquence attachée à l’absence de reprise/justification dans le délai imparti.
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Respecter les exigences des articles L.1237-1-1 et R.1237-13
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Lettre adressée en recommandé avec avis de réception ou remise en main propre contre décharge.
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Délai laissé au salarié : au moins 15 jours à compter de la date de présentation de la lettre.
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Information explicite que, à défaut de reprise du travail et/ou de justification d’un motif légitime dans ce délai, le salarié sera présumé avoir démissionné à l’expiration de ce délai.
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Invitation expresse à exposer par écrit tout motif légitime de nature à faire obstacle à la présomption, notamment : raisons médicales, exercice du droit de retrait (art. L.4131-1), exercice du droit de grève (art. L.2511-1), refus d’exécuter une instruction contraire à une réglementation, ou modification du contrat de travail à l’initiative de l’employeur (art. R.1237-13).
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Insérer, de manière structurée, tous les éléments utiles
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Identification : nom, prénom, fonction, lieu de travail.
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Constat factuel de l’absence non justifiée depuis telle date (et horaires si utile).
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Demande expresse de transmettre sans délai tout justificatif relatif à l’absence.
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Demande expresse de reprendre le poste.
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Fixation du délai : « dans un délai de 15 jours minimum à compter de la présentation de la présente ».
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Rappel qu’à défaut de reprise du travail et/ou de motif légitime communiqué dans ce délai, l’employeur entendra se prévaloir de la présomption de démission. La date de fin du contrat dépend ensuite du préavis applicable et de son éventuelle dispense.
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Invitation à détailler par écrit tout motif légitime, en citant des exemples prévus par le Code du travail, sans commentaire.
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Soigner la forme et conserver les preuves
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Ton strictement factuel, sans attaque ni jugement.
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Éviter toute formulation du type « absence de réponse = démission » : la conséquence est liée à l’absence de reprise et/ou de justification légitime dans le délai.
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Conserver toutes les preuves : copie signée, AR ou décharge, et tout échange utile (mail/SMS en doublon, sans se substituer au formalisme).
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Éviter les confusions : ne pas mélanger présomption de démission et voie disciplinaire dans les courriers
Pour sécuriser vos courriers, vous devez choisir une logique juridique principale et vous y tenir : soit la présomption de démission, soit la voie disciplinaire. Mélanger les deux rend le message ambigu et peut fragiliser votre position en cas de contestation.
Avec la présomption de démission, l’absence est traitée comme une rupture présumée à l’initiative du salarié : vous adressez une mise en demeure de justifier l’absence et de reprendre le poste, dans les formes prévues (LRAR ou remise en main propre contre décharge) et en laissant un délai d’au moins 15 jours à compter de la date de présentation. Le courrier informe clairement que, à défaut de reprise et/ou de justification d’un motif légitime, le salarié sera présumé démissionnaire à l’expiration du délai.
Avec la voie disciplinaire, l’absence est analysée comme une faute : vous engagez une procédure à votre initiative (convocation à entretien préalable, entretien, puis notification d’une sanction ou d’un licenciement).
Si les deux logiques sont mêlées dans la même lettre (ex. menace de licenciement disciplinaire et annonce d’une future présomption de démission), le courrier envoie des signaux contradictoires : le salarié pourra soutenir que la rupture procède en réalité d’une décision de l’employeur, ou que la mise en demeure a une finalité disciplinaire. Pour cette raison, dans un courrier destiné à enclencher la présomption de démission, préférez ne pas évoquer de sanctions disciplinaires.
Dans une mise en demeure orientée “présomption de démission”, restez sur un registre factuel : constat de l’absence, rappel des obligations, demande de justificatifs, demande de reprise, fixation du délai légal, mention de la présomption à l’issue du délai et invitation à exposer un motif légitime. Évitez par exemple : « À défaut de reprise, nous engagerons une procédure de licenciement pour faute grave et vous serez en outre présumé démissionnaire », qui cumule deux voies distinctes et potentiellement incompatibles.
