Vous pouvez fixer les durées de conservation des données RH en partant d’un principe simple : conserver les informations par finalité et uniquement le temps nécessaire au recrutement, à l’exécution du contrat et au respect de vos obligations, puis basculer en archivage à accès strictement limité (lorsqu’une obligation précise ou la gestion d’un risque le justifie) ou supprimer, voire anonymiser. Pour un candidat non retenu, la pratique la plus sûre reste une conservation courte, sauf accord explicite pour alimenter un vivier. Pour un salarié, le dossier actif suit la relation de travail, complété par un archivage intermédiaire aligné sur les délais de prescription et les obligations légales. Les données de paie et les justificatifs associés se conservent selon des durées souvent plus longues, en lien avec les contrôles sociaux et fiscaux. Les éléments disciplinaires doivent être gérés avec une minimisation renforcée : conservation limitée au strict nécessaire, purge du dossier de gestion dès qu’ils ne sont plus utiles, et archivage restreint uniquement si une raison concrète le justifie.
Cet article complète le guide pilier sur la mise en conformité RGPD des données RH. Les durées retenues doivent être reportées dans le registre des traitements.
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Fiche pratique
Durées de conservation des documents RH
Poser le cadre : comment le RGPD guide la durée de conservation des données RH
Pour fixer vos durées de conservation, partez du principe suivant : une donnée RH ne reste que le temps strictement utile à sa finalité, puis elle bascule en archivage à accès limité ou elle est supprimée (ou anonymisée de façon irréversible si vous n’avez besoin que de statistiques).
Le RGPD impose une conservation limitée et proportionnée à l’usage prévu. Vous ne pouvez pas garder des dossiers candidats ou salariés “au cas où”, sans durée, ni justification. Chaque catégorie de données doit être rattachée à une finalité précise : recruter, gérer le contrat de travail, payer, suivre le temps, prévenir les risques, respecter une obligation identifiée, ou préserver vos droits en cas de litige ou de contrôle sur un périmètre déterminé.
Pour les données RH, les grandes catégories recoupent des finalités distinctes : données de recrutement pour sélectionner un candidat, données du dossier salarié pour gérer la relation de travail, données de paie et de temps de travail pour calculer et justifier la rémunération, données disciplinaires et d’alerte pour traiter des manquements et la prévention des risques.
La base active regroupe les données utiles au quotidien pour les équipes RH et, selon les cas, pour les managers : dossier du salarié en cours de contrat, suivi courant du temps de travail, données de paie de l’année en cours, suivi des entretiens. L’accès reste adapté aux besoins opérationnels, car ces informations servent aux opérations courantes.
L’archivage intermédiaire intervient quand la relation ou l’usage courant prend fin, mais que vous devez conserver une trace pour une obligation précise, la preuve ou des délais de prescription. Les données sortent des outils de gestion active, l’accès devient strictement restreint à quelques personnes habilitées, et la conservation est calée sur les obligations applicables ou le risque contentieux réellement identifié.
Arrive enfin la fin de vie des données : quand la finalité est atteinte et que rien ne justifie plus la conservation, vous supprimez ou anonymisez. Le choix dépend du besoin ou non de conserver des éléments statistiques sans lien avec une personne identifiable.
Pour fixer une durée, croisez quatre critères : le besoin opérationnel réel, les délais de prescription applicables, les textes qui imposent une conservation minimale et le risque contentieux. Une fois ce cadre posé, vous pouvez créer un tableau interne qui liste, pour chaque catégorie, la durée en base active, la durée en archivage intermédiaire et le moment de suppression ou d’anonymisation.
Fixer des durées pour les données candidats : recrutés et non retenus
Pour les candidatures, vous définissez des durées en fonction du parcours de chaque personne : candidat en cours de processus, candidat non retenu, candidat conservé dans un vivier, ou candidat recruté dont le dossier bascule vers le dossier salarié.
Une candidature sert d’abord à instruire un recrutement déterminé. Pendant cette phase, le dossier reste en base active jusqu’à la décision, puis pendant un délai opérationnel court après la clôture du poste (finalisation des échanges, clôture administrative, questions de fin de process). Quand vous recrutez un candidat, ses données sortent du vivier ou de la base de recrutement et rejoignent le dossier salarié ; elles relèvent alors de finalités et de durées de conservation propres à la gestion de la relation de travail.
Pour les candidats non retenus, vous distinguez deux situations. D’un côté, ceux dont les données sont supprimées après un délai d’archivage intermédiaire limité, justifié par un besoin de preuve en cas de contestation de la procédure. De l’autre, ceux que vous conservez dans une base de CV pour des opportunités futures : dans ce cas, vous informez clairement les personnes, vous leur donnez un moyen simple de s’opposer au maintien dans le vivier, et vous organisez une revue régulière (mise à jour, suppression ou anonymisation à échéance). Une durée de deux ans après le dernier contact pour un vivier est une pratique courante en France lorsque l’objectif est de pouvoir recontacter les candidats, sous réserve qu’elle soit cohérente avec vos finalités et documentée.
| Type de candidat | Base active | Archivage intermédiaire | Accès habituel |
|---|---|---|---|
| Candidat en cours de recrutement | De la réception de la candidature jusqu’à la décision et la clôture du poste | Non, sauf besoin spécifique lié à un contentieux identifié | Équipe RH, manager recruteur |
| Candidat non retenu, hors vivier | Jusqu’à la décision de non-recrutement et la clôture du poste | Durée limitée fondée sur le besoin de preuve (contestation) et accès strictement restreint | RH habilité / juridique, uniquement pour la preuve |
| Candidat conservé dans un vivier | Présence dans la base de CV, utilisée pour de futurs recrutements, avec revues périodiques | Suppression ou anonymisation à l’échéance définie pour le vivier | Équipe RH habilitée au recrutement |
| Candidat recruté | Jusqu’à la signature du contrat et l’intégration | Puis bascule vers le dossier salarié selon les règles de conservation RH applicables | RH / managers selon habilitations |
Sur un ATS, vous pouvez par exemple paramétrer une règle qui marque comme « en attente de suppression » les candidats non retenus six mois après la clôture du poste, puis déclenche une suppression automatique ou une anonymisation après validation RH. Dans un fichier Excel, vous pouvez ajouter une colonne « date de dernier contact » et filtrer chaque mois les lignes qui dépassent la durée prévue pour le vivier pour les supprimer ou les anonymiser.
Structurer la durée de conservation du dossier salarié et du temps de travail
Pour un dossier salarié, conservez en base active uniquement ce qui sert à gérer le contrat pendant l’emploi, puis basculez après le départ un périmètre réduit en archivage intermédiaire, avec des accès strictement limités, une traçabilité des consultations et une échéance de suppression ou anonymisation définie par finalité (obligations légales, gestion des droits, preuve en cas de contestation, contentieux en cours).
| Type de données | Base active | Archivage intermédiaire | Suppression |
|---|---|---|---|
| Identité, coordonnées, état civil | Pendant l’exécution du contrat, accès RH et managers selon le besoin d’en connaître | Conservation limitée et sécurisée pour prouver la relation de travail et gérer les demandes post-départ (droits, attestations, contestations) | Suppression ou anonymisation à l’échéance définie, hors contentieux ou contrôle en cours |
| Contrat de travail et avenants | Pendant le contrat, dossier RH actif et accès encadré | Archivage sécurisé des pièces nécessaires à la preuve du contrat, de ses modifications et des conditions de rupture | Suppression à l’échéance si aucun litige, obligation de conservation spécifique ou procédure en cours |
| Carrière, fonctions, rémunération hors paie | Pendant le contrat pour gérer l’organisation, les mobilités et la rémunération | Conservation ciblée des éléments utiles à la preuve du parcours (fonctions, changements de poste, décisions structurantes) | Suppression des éléments devenus inutiles, conservation limitée des pièces justificatives nécessaires |
| Entretiens annuels, évaluations, objectifs | Pendant le contrat et sur un nombre de cycles cohérent avec la gestion managériale | Archivage restreint uniquement si nécessaire pour la défense de l’employeur ou la gestion d’un différend identifié | Suppression dès que l’utilité probatoire ou opérationnelle disparaît ; éviter la conservation “au cas où” |
| Formation (demandes, suivis, attestations) | Pendant le contrat pour piloter les actions et obligations de formation | Archivage des justificatifs utiles (attestations, certificats, habilitations), en limitant les notes internes non nécessaires | Suppression des documents préparatoires ou notes internes à échéance ; conservation ciblée des preuves requises |
| Temps de travail, horaires, absences, congés | Pendant le contrat pour la gestion quotidienne, la paie, les compteurs et obligations applicables | Archivage limité des éléments nécessaires pour répondre à une contestation (temps de travail, absences, congés) et justifier les éléments de paie | Suppression des plannings détaillés dès qu’ils ne sont plus nécessaires ; conserver seulement ce qui est requis ou probatoire |
| Données sensibles (santé, restrictions, handicap, sanctions, contentieux) | Accès très restreint et séparation des dossiers (ex. santé) ; uniquement ce qui est indispensable à la gestion | Archivage fortement cloisonné, avec justification documentée et accès nominatif | Suppression ou anonymisation dès que la finalité cesse ; conservation renforcée seulement si un texte l’impose ou si un dossier contentieux est ouvert |
Point clé : la durée doit être définie par catégorie de pièces et par finalité, et l’archivage intermédiaire ne doit pas devenir une base active bis ; il sert à conserver un nombre limité de justificatifs avec un accès restreint et une suppression réellement opérée à l’échéance.
Définir les durées pour la paie et les pièces comptables liées
Pour les données de paie, vous fixez des durées différentes selon le rôle des documents : preuve pour le salarié, support de contrôle social ou pièce comptable. Ces choix servent lors d’un contrôle URSSAF ou fiscal et lors des demandes de copies de bulletins par les salariés.
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Bulletins de paie (côté employeur)
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Support de preuve en cas de litige individuel, contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF, et réponse aux demandes de duplicata.
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Conservez le double des bulletins pendant cinq ans (art. L.3243-4 Code du travail). Cette durée n’est pas à confondre avec l’intérêt, côté salarié, de conserver ses bulletins sur une période plus longue, ce qui ne crée pas la même obligation pour l’employeur.
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Rappel utile : l’acceptation du bulletin sans réserve ne vaut pas renonciation aux sommes éventuellement dues (art. L.3243-3 Code du travail).
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Bulletins dématérialisés (si applicable) Si les bulletins sont remis sous forme électronique, garantissez leur disponibilité pour le salarié pendant 50 ans, ou jusqu’à l’âge mentionné au dernier alinéa de l’art. L.1237-5 + 6 ans (art. D.3243-8 Code du travail). Le salarié doit pouvoir récupérer l’intégralité de ses bulletins à tout moment, dans un format couramment utilisé, et être informé au moins 3 mois avant en cas de fermeture du service de mise à disposition.
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Variables de paie et justificatifs individuels
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Heures, primes, absences, éléments variables, relevés d’heures, notes de frais, justificatifs de primes.
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Conservez en base active ce qui sert aux campagnes en cours, puis archivez de façon sécurisée ce qui doit rester disponible en cas de contrôle ou de contestation de rémunération ou temps de travail.
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Prévoyez une suppression ou anonymisation dès que l’utilité probatoire et opérationnelle devient faible, hors contentieux ou contrôle en cours.
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Déclarations sociales
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DSN, bordereaux de cotisations et justificatifs de versement (ainsi que les accusés de réception / certificats de conformité liés aux dépôts).
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Ces documents justifient l’assiette et le paiement des cotisations et contributions sociales et servent de preuve lors des contrôles URSSAF et des autres organismes sociaux.
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Archivez-les de manière sécurisée, séparément de la base de paie opérationnelle, pour une durée d’au moins 6 ans à compter de leur date d’établissement ou de réception (art. L.243-16 du Code de la sécurité sociale), durée à ajuster si vos besoins de justification ou contentieux imposent une durée plus longue.
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Pièces comptables liées à la paie
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Écritures de paie, journaux, grands livres, et pièces justificatives associées aux salaires et charges : ces pièces relèvent de la comptabilité et doivent être conservées dix ans (art. L.123-22 Code de commerce).
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Calculez cette conservation à partir de la clôture de l’exercice correspondant, et coordonnez vos règles de suppression des données nominatives de paie avec cette contrainte (archivage intermédiaire à accès limité plutôt que conservation indéfinie en base active).
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Liste de vérification des supports
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Logiciel de paie : règles de purge des bulletins et des variables (assiette), bascule en archivage puis suppression ; conservation des DSN et pièces ou accusés liés dans un espace d’archive distinct.
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SIRH : cohérence entre historique de rémunération, temps de travail et données de paie ; conservation par finalité (suivi du temps, éléments de preuve, paie).
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Logiciel comptable : conservation des écritures et paramétrage des exports de paie pour limiter les données nominatives au strict nécessaire.
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Coffre-fort numérique ou espace documentaire : règles de dépôt et de maintien d’accès aux bulletins dématérialisés pour les salariés, distinctes de l’archivage employeur (preuves paie/cotisations).
Encadrer la conservation des sanctions disciplinaires et des alertes internes
Pour les données disciplinaires et les alertes, vous gagnez en sécurité en fixant des durées courtes dans le dossier RH « actif », puis en prévoyant un gel ciblé et une conservation probatoire à accès restreint si un litige ou une alerte engage la responsabilité de l’entreprise.
Entrent dans le disciplinaire les avertissements, blâmes, mises à pied disciplinaires, mises en demeure, rappels à l’ordre formalisés, ainsi que les pièces liées aux ruptures pour faute. Ces documents pèsent sur la carrière du salarié et peuvent influencer une nouvelle sanction ou une décision de rupture. Ils ne doivent pas rester dans le dossier courant sans limite, ni rester visibles pour les managers au-delà de ce qui est utile.
Le droit disciplinaire empêche l’employeur de tenir compte de sanctions anciennes pour apprécier une nouvelle faute après un certain temps. Vos durées de conservation doivent suivre cette logique : une sanction sortie de la « mémoire disciplinaire » ne doit plus être utilisée, ni rester disponible dans le dossier courant pour motiver une mesure future.
Pour les sanctions, une conservation maximale de trois ans dans le dossier du salarié, hors contentieux en cours, répond à cette logique (hors accord plus favorable via la CCN). Au terme de ce délai, vous supprimez la sanction du dossier actif et vous cessez de vous y référer dans les décisions de gestion. Si un besoin de preuve subsiste, vous ne conservez que ce qui est nécessaire dans une archive probatoire distincte, à accès strictement limité (RH/juridique).
Les alertes internes (lanceur d’alerte, enquêtes internes, signalements de harcèlement, fraude ou corruption) suivent une logique proche, avec deux temps : pendant l’enquête, vous gardez signalements, auditions et pièces le temps strictement nécessaire aux vérifications et jusqu’à la décision définitive sur les suites, avec un accès limité à l’équipe en charge. Une fois l’enquête clôturée, vous conservez uniquement les éléments utiles comme preuve dans un espace d’archivage restreint, distinct du dossier RH courant, avec une durée calée sur le risque de contentieux.
Dans un SIRH, vous pouvez par exemple programmer une purge automatique des sanctions à l’échéance retenue, tout en prévoyant un mécanisme qui bloque la suppression dès qu’un dossier devient contentieux ou précontentieux, puis qui se lève à la clôture définitive (voies de recours épuisées).
Pour les données disciplinaires et les alertes, vous gagnez en sécurité en fixant des durées courtes, puis en prévoyant un gel ciblé si un litige ou une alerte engage la responsabilité de l’entreprise.
Entrent dans le disciplinaire les avertissements, blâmes, mises à pied, mises en demeure, rappels à l’ordre formalisés, ainsi que les pièces liées aux ruptures pour faute. Ces documents pèsent sur la carrière du salarié et peuvent influencer une nouvelle sanction ou une décision de rupture. Ils ne doivent pas rester dans le dossier sans limite.
Le droit disciplinaire empêche l’employeur de tenir compte de sanctions anciennes pour apprécier une nouvelle faute après un certain temps. Vos durées de conservation doivent suivre cette logique : une sanction effacée de la « mémoire disciplinaire » ne doit plus être utilisée, ni rester visible dans le dossier courant pour motiver une mesure future.
Pour les sanctions disciplinaires, une conservation maximale de trois ans dans le dossier du salarié, hors contentieux en cours, répond à la logique de purge du droit disciplinaire qui empêche d’utiliser indéfiniment une ancienne sanction. Au terme de ce délai, vous supprimez la sanction du dossier actif et vous cessez de vous y référer dans vos décisions de gestion.
Les alertes internes (lanceur d’alerte, enquêtes internes, signalements de harcèlement, fraude ou corruption) suivent une logique proche, avec deux temps forts : pendant l’enquête, vous gardez les signalements et auditions le temps strictement nécessaire aux vérifications, avec un accès limité à l’équipe en charge ; une fois l’enquête clôturée, vous conservez les éléments utiles comme preuve dans un espace d’archivage restreint, distinct du dossier RH courant, avec une durée calée sur le risque de contentieux.
Dans un SIRH, vous pouvez par exemple programmer une purge automatique des avertissements à l’échéance choisie, tout en conservant dans un espace sécurisé une preuve minimale d’un contentieux déjà jugé : référence de la procédure, date de clôture, décision. Ces traces ne servent pas à sanctionner de nouveau le salarié, mais à répondre à une demande d’une juridiction ou d’une autorité de contrôle.
Reste la règle d’exception : en cas de litige en cours ou prévisible (courriers d’avocat, saisine annoncée), vous suspendez la purge des sanctions et des pièces d’enquête liées aux faits contestés. Cette suspension doit rester ciblée sur le périmètre utile au dossier et prendre fin quand le contentieux se termine, avec une purge ou un retour au calendrier habituel.
