Vous gérez une demande d’opposition ou d’effacement d’un candidat ou d’un salarié en quatre réflexes : enregistrer la demande, cerner les données et traitements visés, décider ce qui peut cesser ou disparaître et ce qui doit rester, puis répondre et tracer. Le droit d’opposition vise surtout l’arrêt d’un traitement donné (par exemple un vivier candidats ou une campagne d’emailing), le droit à l’effacement vise la suppression de données, sauf obligation de conservation. Vous devez donc concilier ces droits avec vos devoirs légaux d’employeur, et objectiver chaque choix par écrit pour limiter le risque contentieux et CNIL.
Cet article complète le guide pilier sur la mise en conformité RGPD des données RH. Pour situer les données concernées, utilisez le registre des traitements et la grille des durées de conservation.
Comment traiter pas à pas une demande de droit d’opposition ou d’effacement d’un candidat ou d’un salarié ?
Gérez chaque demande comme un mini dossier : tracer, qualifier, décider, exécuter, répondre. Gardez en vue le délai légal d’un mois pour répondre, faute de quoi la personne peut saisir l’autorité de contrôle.
- Recevoir et dater la demande — jour J
Centralisez le mail, courrier ou formulaire, enregistrez la date de réception et le canal de réponse souhaité. Ouvrez un dossier de suivi limité aux personnes RH habilitées.
- Vérifier l’identité sans excès — immédiatement
Pour un salarié, les informations détenues dans le dossier RH suffisent généralement. Pour un candidat, utilisez l’adresse e-mail de candidature ou une information connue du dossier. Ne demandez un justificatif complémentaire qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité.
- Qualifier la demande — sous quelques jours
- Opposition : la personne demande l’arrêt d’un traitement déterminé, par exemple la conservation de son CV dans un vivier ou l’usage de sa photo dans un annuaire facultatif.
- Effacement : elle demande la suppression de données.
Une même demande peut cumuler les deux : vous devez alors traiter chaque volet séparément.
- Identifier les données, finalités et destinataires concernés
Recensez les emplacements : ATS ou dossier de recrutement, vivier, SIRH, dossier salarié, paie, messagerie, annuaire, outils collaboratifs, archives et prestataires. Vérifiez pour chaque donnée si elle reste nécessaire à l’exécution du contrat, à une obligation légale ou à la défense de l’entreprise en cas de litige.
- Décider ce qui est supprimé, arrêté ou conservé
- Supprimez les données sans utilité actuelle ni obligation de conservation.
- Arrêtez le traitement auquel la personne s’oppose lorsqu’aucun motif prépondérant ne justifie sa poursuite.
- Si certaines pièces doivent être conservées — paie, obligations sociales, preuve d’un éventuel contentieux — placez les en archivage intermédiaire, avec accès restreint, plutôt que les laisser dans les outils RH courants.
- Exécuter et faire suivre aux prestataires
Réalisez les suppressions, retraits du vivier, désinscriptions ou limitations d’accès. Informez les prestataires qui traitent les données pour le compte de l’entreprise afin qu’ils appliquent les mêmes mesures lorsque nécessaire. Conservez la preuve des actions : liste des données supprimées, date, outil concerné et confirmation du prestataire.
- Répondre par écrit dans le délai applicable
La règle générale de protection des données impose une réponse dans le mois suivant la réception. En cas de complexité ou de demandes nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois, à condition d’en informer la personne et d’en expliquer le motif dans le premier mois. La réponse indique clairement :
- les données effacées ou traitements arrêtés ;
- les données conservées, leur motif et leur accès limité ;
- les raisons d’un refus total ou partiel ;
- la possibilité de saisir la CNIL et d’exercer un recours.
- Clôturer et conserver le dossier de demande
Archivez la demande, l’analyse, la réponse et les preuves d’exécution dans un espace restreint. Cette conservation sert uniquement à démontrer que la demande a été traitée correctement.
Comment distinguer ce qui relève du droit d’opposition et ce qui relève du droit à l’effacement pour les données RH ?
L’opposition vise l’usage d’une donnée ; l’effacement vise sa suppression. Ces droits ne conduisent toutefois pas toujours à supprimer immédiatement les données RH : leur exercice dépend de la finalité du traitement et de sa base juridique.
| Base légale | Finalité RH | Droit principal | Réponse type |
|---|---|---|---|
| Contrat | Paie, gestion du contrat, avantages contractuels | Effacement, au cas par cas | Refus limité aux données nécessaires pendant l’exécution du contrat. Suppression lorsque la donnée n’est plus utile, sauf obligation de conservation ou besoin de preuve. |
| Obligation légale | Conservation de la paie, registres, déclarations sociales | Effacement, au cas par cas | Refus motivé pour les seules données dont la conservation est imposée. À l’issue de la durée nécessaire, suppression ou archivage avec accès restreint. |
| Intérêt légitime | Vivier de candidats, sécurité des accès, contrôles internes | Opposition, puis effacement | Étude de la demande et arrêt du traitement, sauf motif légitime impérieux ou nécessité de défendre les droits de la SA. L’effacement est ensuite examiné séparément. |
| Consentement | Photo dans une communication interne, inscription volontaire à une communication RH | Retrait du consentement | Arrêt de l’usage concerné. Les données sont effacées si aucune autre base légale ne justifie leur conservation. |
| Donnée inexacte ou incomplète | Diplôme, adresse, appréciation erronée | Rectification | Correction de la donnée ; l’effacement n’est pas adapté lorsqu’une rectification suffit. |
| Donnée conservée uniquement pour un contentieux potentiel | Dossier de candidature non retenue, pièce utile à la défense de la SA | Limitation du traitement | Retrait de la base active et archivage intermédiaire, avec accès limité aux personnes habilitées en cas de besoin probatoire. |
Une grille de décision permet donc d’identifier rapidement le bon traitement : arrêt de l’usage et effacement pour un vivier de candidatures ou une communication facultative ; refus d’effacement limité aux données nécessaires au contrat ou imposées par la loi ; rectification lorsqu’une donnée est erronée ; limitation d’accès lorsque la conservation répond uniquement à un besoin de preuve.
Quelles données d’un salarié peuvent être effacées ou faire l’objet d’un arrêt de traitement, et lesquelles doivent rester conservées ?
Vous effacez ou arrêtez le traitement des données facultatives ou devenues inutiles. Les données nécessaires au contrat, à une obligation légale ou à la défense des droits de votre entreprise restent conservées pendant la durée justifiée, avec un accès limité lorsque leur usage courant n’est plus nécessaire.
| Catégorie de données | Base / usage | Décision |
|---|---|---|
| Dossier administratif, paie, temps de travail, absences, déclarations sociales | Contrat, obligation légale | Conservation pendant la relation de travail puis pendant les durées légales ou probatoires applicables. Refus d’effacement limité aux données encore nécessaires ; rectification possible à tout moment. |
| Formation obligatoire, santé et sécurité | Obligation légale, prévention des risques, défense en cas de litige | Conservation des justificatifs nécessaires. Lorsque la donnée n’est plus utile à la gestion active, archivage intermédiaire avec accès restreint ou effacement à l’issue de la durée justifiée. |
| Discipline et sanctions | Gestion de la relation de travail, défense des droits | Conservation tant que les faits, la procédure ou un contentieux potentiel le justifient. Retrait du dossier actif et accès limité lorsque la pièce n’est plus utile à la gestion courante. |
| Évaluations, entretiens professionnels, objectifs | Exécution du contrat, intérêt légitime | Conservation pendant la durée nécessaire au suivi professionnel. Rectification des éléments inexacts, ajout des observations du salarié et effacement ou archivage lorsque la conservation active n’est plus justifiée. |
| Annuaire enrichi, photo sur l’intranet ou le site, newsletters internes, enquêtes volontaires | Consentement ou intérêt légitime | Arrêt de l’usage contesté ou retrait du consentement. Effacement des données concernées si aucune autre finalité légitime ne justifie leur conservation. |
| Données d’accès non biométriques | Sécurité des locaux et des systèmes | Conservation des identifiants pendant l’habilitation. Les journaux d’accès sont conservés 3 mois après leur enregistrement ; les données d’identification sont supprimées dans les 6 mois suivant le retrait des habilitations ou la cessation des fonctions. |
| Données biométriques | Contrôle d’accès biométrique | Les données brutes nécessaires à la création d’un gabarit ne sont conservées que le temps de ce calcul. Les gabarits sont supprimés à la fin de l’habilitation ; les journaux d’accès sont conservés 6 mois glissants. |
| Données conservées uniquement pour un contentieux potentiel | Preuve, défense des droits de l’entreprise | Retrait de la base active, archivage intermédiaire et accès réservé aux personnes ayant besoin d’y accéder pour la gestion du litige. |
Consignez dans le registre des traitements les catégories concernées, leur finalité, leur durée de conservation, les règles d’archivage et les personnes autorisées à y accéder.
